Trascrizione atti di stato civile formati all'estero riguardanti cittadini italiani

Informazioni

Dove rivolgersi:

Stato Civile
piazza del Popolo, 34 - 50053 Empoli
tel. 0571 757775/757764/540

da martedì al venerdì dalle 9 alle 12
pomeriggio martedì e giovedì dalle 15 alle 18

Requisiti:

Gli atti formati all’estero non possono essere trascritti se contrari all’ordine pubblico. 
La trascrizione dell’atto può essere richiesta al comune ove l’interessato ha la residenza o a quello in cui risulta iscritto all’A.I.R.E. (Anagrafe degli italiani residenti all’estero) o in mancanza a quello del comune di iscrizione o trascrizione dell’atto di nascita o se egli è nato e residente all’estero a quello del Comune di nascita o di residenza della madre o del padre di lui ovvero dell’avo materno o paterno. Per le persone nate e residenti all’estero nell’impossibilità di individuare il comune competente in base a tali criteri il consolato italiano all’estero può anche invitare l’interessato a indicare un Comune a sua scelta.

Descrizione:
  1. Compilazione dell’istanza di cui sotto a cui vanno allegati:
    • Documento valido di identità di chi richiede la trascrizione che deve essere l’interessato o l’esercente la potestà in caso di minore;
    • Originale dell’atto di cui si richiede la trascrizione debitamente legalizzata e tradotta in lingua italiana.
  2. Trascrizione dell’atto nel registro di stato civile.

Note in merito alla legalizzazione e traduzione degli atti e certificati originali di Stato Civile e/o Anagrafe formati all'estero da autorità estere 

Descrizione:
Per essere validamente prodotti in Italia, i documenti formati all'estero da autorità estere devono essere legalizzati, a meno che non siano rilasciati da un paese con cui vigono accordi internazionali che prevedono l'esenzione dalla legalizzazione. Inoltre se i documenti sono scritti in lingua straniera, devono essere muniti di traduzione ufficiale. 

Modalità di legalizzazione:

  • documenti rilasciati all'estero: Tutti gli atti, certificati o documenti presentati devono essere legalizzati, di solito, dal Ministero degli Affari Esteri del paese d’origine che visterà la firma di chi ha rilasciato il documento e successivamente ulteriormente legalizzati dall’Ambasciata o Consolato Italiano di competenza nel Paese;
  • eventuali documenti lasciati in Italia dall'autorità consolare straniera: la firma va legalizzata presso la Prefettura competente per territorio, cioè la Prefettura che ha sede nella città in cui ha sede il Consolato straniero che ha rilasciato il documento. Solitamente anche le altre Prefetture possono procedere alla legalizzazione; tuttavia, se il Console si è insediato da poco tempo, può accadere che la firma non sia ancora stata registrata presso le altre Prefetture.

 
In base alla Convenzione firmata a Londra il 7.6.1968 sulla soppressione della legalizzazione degli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari, sono esenti da legalizzazioni i seguenti Paesi: Austria, Cipro, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
 
Sono esenti da legalizzazione a prescindere dal luogo di loro formazione gli atti e i documenti rilasciati dai seguenti Paesi: Austria, Belgio, Cipro, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Gran Bretagna (estesa a Isola di Man), Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malta, Norvegia, Olanda (estesa ad Antille Olandesi e Aruba), Polonia, Portogallo, Rep. Ceca, Rep. di San Marino, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svizzera, Turchia, Ungheria. 
Esenti da legalizzazione gli atti rilasciati in Polonia dal 28.3.2003, di cui all’art. 2 della Convenzione di Atene 15.9.1977 (atti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la nazionalità, il domicilio o la residenza)." 
Esenti da legalizzazione gli atti e i documenti rilasciati all'estero dalle seguenti Nazioni, aderenti alla Convenzione dell'Aja firmata il 5 ottobre 1961, a condizione che rechino "l'Apostille" (apposita timbratura quadrata, scritta in lingua francese, attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante): Andorra, Anguilla, Antartico Britannico, Antigua e Barbuda, Antille Olandesi, Argentina, Armenia, Aruba, Australia, Bahamas, Barbados, Belize, Bermude, Bielorussia, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brunei, Bulgaria, Caimane, Cipro, Colombia, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Falkland, Fiji, Georgia, Giappone, Gibilterra, Grenada, Guadalupe, Guernsey, Hong Kong, Isole Chayman, Isole Gilbert e Ellice, Isole Marshall, Isole Normanne, Isole Salomone Britanniche, Isole Turcks e Caicos, Isole Vergini Britanniche, Isole Wallis e Futura, Israele, Jersey, Jugoslavia, Kazakhistan, Lesotho, Lettonia, Le Nuove Ebridi, Liberia, Lituania, Macao, Malawi, Malta, Man, Mauritius, Mayotte Martinica, Messico, Miquelon, Moldova, Montserrat, Namibia, Niue, Nuova Zelanda, Panama, Polinesia Francese, Princip. Monaco, Riunione, Repubblica di Corea (già Corea del Sud), Romania, Russia, Saint Christopher e Nevis, Santa Lucia, Sant’Elena, Serbia-Montenegro, Seychelles, Suriname, Svezia, Swaziland, Stati Uniti d'America, Sud Africa, Tonga, Trinidad e Tobago, Ucraina, Vanuatu, Venezuela, Vergini Britanniche. 
 
Atti provenienti dall’Argentina. 
L'accordo tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Argentina firmato a Roma il 9.12.1987, ratificato con Legge 22.11.1988 n. 533, disciplina lo scambio degli atti dello stato civile e la esenzione della legalizzazione a condizione che siano datati, muniti della firma e, se necessario, del timbro dell’Autorità dell'altra Parte che li ha rilasciati. Pertanto, i documenti non trasmessi per via ufficiale tramite l’autorità consolare o diplomatica italiana, ma prodotti dall’interessato, (non muniti di legalizzazione ovvero di "Apostille"), saranno soggetti a controllo di autenticità, ai sensi dell’art. 6 ultimo periodo dell’accordo. 
Nota bene:"L'Apostille" si applica solo ai documenti prodotti all'estero nei paesi aderenti alla suddetta Convenzione, mentre per i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall'autorità consolare degli stessi Paesi è necessario procedere alla legalizzazione presso la Prefettura. La Svezia rappresenta un'eccezione: i documenti rilasciati in tale paese devono essere legalizzati, mentre quelli rilasciati dall'autorità consolare svedese in Italia non necessitano di alcuna formalità. 
 
Traduzione ufficiale:
Tutti i documenti redatti in lingua straniera devono essere muniti di una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero da: 

  • competente rappresentanza diplomatica o consolare italiana all'estero;
  • presso il Consolato del Paese d’origine in Italia (tale firma deve poi essere legalizzata in Prefettura)
  • in Italia da un traduttore. Tutti i documenti redatti in lingua straniera devono essere muniti di una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero da:
    • competente rappresentanza diplomatica o consolare italiana all'estero;
    • presso il Consolato del Paese d’origine in Italia (tale firma deve poi essere legalizzata in Prefettura);
    • in Italia da un traduttore che presti giuramento davanti al Giudice di pace, presso la procura della repubblica o presso l’ufficiale dello stato civile.

L'elenco dei traduttori ufficiali è disponibile presso la Cancelleria del Tribunale. 
 

Modalità di richiesta
Gli atti di stato Civile (nascita, morte, matrimonio, cittadinanza) formati all’estero riguardanti i cittadini italiani o le relative dichiarazioni che li riguardano rese secondo le norme stabilite dalla legge del luogo alle autorità locali straniere competenti devono essere inviate senza indugio a cura della parte interessata all’autorità diplomatica o consolare italiana che si trova su quel territorio che le trasmetterà per la loro trascrizione al Comune italiano competente.
La trascrizione di tali atti può essere richiesta anche dai diretti interessati al comune competente presentando copia degli stessi debitamente legalizzata e tradotta in italiano a meno che non siano stati rilasciati da Stati con cui vigono accordi internazionali che prevedono l'esenzione da tale formalità.
La funzione della legalizzazione consiste nel certificare la provenienza degli atti e la qualifica dei loro firmatari. 

Modalità di pubblicità, conoscenza e accesso agli atti

Tipologia di atto Modalità
Trascrizione di atto di stato civile

Strumenti di tutela

Tipo Descrizione
ricorsi giurisdizionali
potere sostitutivo Richiesta da presentare al Segretario Generale Dr.ssa Rita Ciardelli e-mail: segretariogenerale@comune.empoli.fi.it